求人応募者個人情報保護方針

A. 求人応募者個人情報保護方針

Shureおよびその関連會社(総稱して「Shure」、「弊社」、「當社」、「私たち」)は、お客様のプライバシーの保護に取り組みます。本個人情報保護方針(「方針」)では、弊社が求人採用活動を通じて収集した個人データのプライバシー保護にどう取り組んでいるかについて概説します。

この求人応募者個人情報保護方針は、Shureの求人に対するすべての求人応募者および採用候補者(総稱して「応募者」、「候補者」、または「あなた」)に適用されます。

1. 個人データの処理の管理者

データ管理責任者は以下のとおりです。

〒105-6035
東京都港區虎ノ門4-3-1
城山トラストタワー35階
シュア?ジャパン株式會社

電子メール:privacy@shure.com

2. 弊社が収集?処理する個人データの種類

弊社は、以下のセクション「個人データの処理の目的および法的根拠」で説明する目的で、応募者に関する以下のようなさまざまな種類の個人データを収集することがあります。

a. 一般的個人情報: 氏名、連絡先(住所、電話番號、電子メールアドレス)、國籍、學位、職位、誕生日、性別、寫真

b. 採用データ: 応募時に提供された情報(履歴書、職務経歴書、応募フォーム、推薦書、職歴、経験、資格など)、面接記録または面接メモ、希望報酬額選択?評価情報、プロフィール、専門資格、特技、語學力、委員會またはその他の団體の會員資格、學歴、特定の応募職種に関する弊社の雇用決定に必要な範囲で行う審査?確認?事前選考(身元照會、信用調査、犯罪歴調査)など、求人採用活動を通じて取得した情報

この情報は通常、応募者が応募ツールを使用して直接提供します。応募者は、上記個人データを弊社に提供する義務はありません。ただし、提供しなかった場合、弊社はその応募者の採用選考を行えないことがあります。それぞれのデータの提供が必須かどうかは、応募者にわかるようにします。

また、弊社は上記情報を第三者から取得することもあります。弊社は、以下の種類の情報源から応募者の個人データを取得することがあります。

  • 前の勤務先
  • 就職斡旋業者
  • 身辺調査業者
  • システムが接続されているeポータル

3. 個人データの処理の目的と法的根拠

弊社は、以下の目的で、以下の法的根拠に基づいて、応募者の個人データを処理します。

番號 処理の目的 処理の法的根拠 処理の正當な利益の説明(該當する場合)
1. 応募者の勤務適性を評価し、他の候補者と比較し、採用を內定するかどうかを決定するこの処理の一部は、弊社の雇用決定のために必要です。
この処理の一部は、採用決定における違法な差別の排除要件など、弊社に課されている法的義務の遵守のために必要です。
特殊な種類の個人データ(信仰、労働組合員資格の有無、人種データ、性的志向など)の提供を受ける場合、弊社は労働法、社會保障法、および社會保護法によって生じる権利の行使または法的義務の遵守に必要な場合に限って、Shureが當該データを処理しないことが応募者にとって最大の正當な利益となると考える理由がない場合にのみ、當該データを処理します。
該當なし
2. 特定の応募職種に関する弊社の雇用決定に必要な範囲で審査?確認?事前選考を行う この処理の一部は、弊社の雇用決定のために必要です。
追加の選考は、Shureが追求する正當な利益のために必要です。
特殊な種類の個人データの提供を受ける場合、弊社は労働法、社會保障法、および社會保護法によって生じる権利の行使または法的義務の遵守に必要な場合に限って、Shureが當該データを処理しないことが応募者にとって最大の正當な利益となると考える理由がない場合にのみ、當該データを処理します。
候補者が弊社の事業または顧客に受け入れがたいリスクを及ぼさないことを確認する、犯罪やその他の不法行為を防止する、および弊社の事業や顧客を詐欺、不正、または不適格から保護することには、Shureにとって正當な利益があります。
3. 採用內定を通知する この処理は、弊社の雇用決定のために必要です。 該當なし
4. 応募者が不採用となった場合、當該応募職種の求人採用活動が完了した翌年1年間に、適任と思われる別の職種に空きが出たときの連絡(EU諸國、または米國以外の國に居住するすべての候補者の個人データは4年が経過すると廃棄されます)この処理は、応募者の同意に基づきます。 この処理は、応募者の同意に基づきます。
5. 弊社従業員のために人事管理および処理業務を効率的に一元化するこの処理は、Shureが追求する正當な利益のために必要です。
特殊な種類の個人データの提供を受ける場合(例えば、當該データが記載された応募書類を採用権限者に提供する必要がある場合)、弊社は労働法、社會保障法、および社會保護法によって生じる権利の行使または法的義務の遵守に必要な場合に限って、Shureが當該データを処理しないことが応募者にとって最大の正當な利益となると考える理由がない場合にのみ、當該データを処理します。
內部管理の目的上、応募管理を効率化するために、特に候補者に関して人事管理を一元化することには、Shureにとって正當な利益があります。
6. 弊社の採用決定に関する問い合わせ、説明要求、異議、抗議などに対処するこの処理の一部は、データ保護法や差別禁止法の遵守を証明する能力の確保など、Shureに課されている法的義務の遵守のために必要です。
この処理は、法令遵守のほか、Shureが追求する正當な利益のためにも必要です。
この目的で(例えば、問い合わせに関連することから)特殊な種類の個人データを処理する必要がある場合、Shureは法的権利の確立、行使、または主張のために當該データを処理します。
弊社の採用決定に関連して、候補者に説明したり、異議や抗議に反論したりできるようにすることは、Shureにとって正當な利益があります。これは、Shureにとって採用決定に関する問題によって生じる財務リスクまたは費用の回避や評判の維持に役立ちます。

4. 弊社による個人データの共有および開示

本個人情報保護方針に規定されている場合を除き、弊社が応募者の個人データを外部の第三者に販売、交換、またはその他の方法で移転することはありません。応募者の個人データは、以下の種類の受領者に移転されることがあります。

4.1. サービスプロバイダー

弊社は、弊社に代わって業務を行う特定の第三者に応募者の個人データへのアクセスを提供したり、共有したりします。當該第三者は、データホスティング、応募の管理や処理などに攜わる可能性があります(下記參照)。弊社は、Shureと同等以上のデータプライバシー規則に従うことを義務付ける契約を當該業者と交わしています。當該業者は、いわゆるデータ処理業者として、弊社の指示に従って弊社の業務を代行します。弊社は、以下の種類のサービスプロバイダーに応募者の個人データを開示します。

  • ITサービスプロバイダー(ホスティングサービス):ドイツ、アイルランド、シンガポール、米國
  • 応募管理(応募管理ツールプロバイダー):米國

EEA(歐州経済領域)域外のサービスプロバイダーへの移転については、「 EEA域外への個人データの移転」を參照してください。

4.2. 関連會社

弊社は、本個人情報保護方針に記載されている目的で(特に弊社従業員のために人事管理および処理業務を効率的に一元化するため)、他のShureグローバルグループ會社(以下「関連會社」)と応募者の個人データを共有します。ただし、すべてのShureグループ関連會社は、第三國への個人データの移転(管理者間の移転)に関するEUモデル條項を含む契約を結んでいます。そのため、すべてのShure関連會社は、本個人情報保護方針および適用されるデータプライバシー法に規定されているデータプライバシー規則に従う必要があります。詳細は「EEA域外への個人データの移転」を參照してください。

當該関連會社(支社を含む)は、こちらでご確認いただけます。

4.3. 第三者

弊社は、信頼できる第三者、特に応募管理を支援する第三者に対し、當該情報の機密保持に同意することを條件に、応募者の個人データを開示することもあります。以下の種類の第三者に応募者の個人データを開示することがあります。

  • 特定の求人採用活動に関與する人材斡旋業者や就職斡旋業者
  • 監査または調査の場合、外部監査人(個人データの開示に法的義務または正當な業務上の利益がある場合)
  • 弊社が新しい事業所有者に合併または買収された場合(適用される法律の下で正當な場合)
  • 法律、法令、條例、または専門規格によって義務付けられている場合、あるいは法執行機関またはその他の政府関係機関の要請に応じた召喚狀、捜索令狀、またはその他の法的要請に応じる場合
  • EEA域外の第三者への転送については、「EEA域外への個人データの転送」を參照してください。

5. EEA域外への個人データの移転

弊社は、歐州経済領域(「EEA」)域外のサービスプロバイダー、関連會社、またはその他の第三者に個人データを移転することがあります。そのような場合、弊社は移転する前に、第三國が十分なレベルの保護を確保する(GDPR第45條、スイスなど)、または例えば受領者といわゆるEU標準データ保護條項を締結することによって移転を適切に保護する(GDPR第46條)という歐州委員會の決定事項の実現に努めます。狀況によっては、移転への明確な同意を応募者に求めることがあります(GDPR第49條)。

また、応募者は第三國に所在する受領者の概要や、講じられる適切または十分な保護対策の內容を知ることができます。當該データを要求する場合は、「個人データの処理の管理者」に記載の詳細を使用してください。

6. 個人データの保存期間

弊社は、求人採用活動に必要である限り、または保存の継続に正當な利益がある限り、応募者の個人データを保存します。それ以外の場合は、契約上または法令上(稅法や商法など)、一定期間の保存が義務付けられているデータ(請求書など)を例外として、すべて削除します。弊社が応募者の個人データを保存する期間は、以下のとおりです。

応募者が採用された場合、弊社は雇用期間中に加えて、雇用関係の終了から2年間、あるいは法令上または契約上のデータ保存義務によって定められている期間にわたって、その個人データを保存します。

応募者が不採用となった場合、

  • EU諸國、または米國以外の國に居住するすべての候補者については、弊社からの不採用通知または応募者からの選考辭退連絡から6カ月以內に、応募者の個人データを削除します。ただし、適任と思われる別の職種に空きが出た場合のために弊社がデータを保存することに応募者が同意した場合を除きます。その場合、応募者の個人データは、応募者の同意が失効するか、撤回され次第、削除されます。ただし、弊社は応募者が同意した事実を証明できるようにするために、応募者の同意記録をさらに4年間保存します。
  • 米國に居住する候補者については、適任と思われる別の職種に空きが出た場合に応募者を選考に加えるために、応募者のデータを保存します。ただし、弊社は自身の個人データの削除を希望する旨の連絡を応募者から受け次第、當該データを遅滯なく削除します。

7. 応募者の権利とその行使方法

応募者は、求人採用活動の期間中および不採用通知を受領した後、以下の権利があります。あなたが採用內定を受諾し、Shureに勤務し始めた場合、Shureは各従業員に適用されるプライバシー規則についてあなたに通知します。

  • アクセス権:あなたは、自身の個人データが処理されているかどうかについて弊社から確認を得る権利と、弊社によって処理されている自身の個人データにアクセスする権利があります。
  • 修正権: あなたは、自身に関する不正確な個人データの修正を遅滯なく受ける権利と、自身の不完全な個人データを完成させる権利もあります。あなたの個人データがすでに第三者に移転されている場合、弊社は法律で義務付けられていれば、この修正および完成について當該第三者に連絡します。
  • 削除権(忘れられる権利): あなたは、弊社に自身の個人データを遅滯なく削除させる権利があります。弊社は、以下のいずれかの理由に當てはまる場合、あなたの個人データを遅滯なく削除する義務があります。
    • 個人データが、収集またはその他の方法で処理された目的に関して、もはや必要でなくなった
    • 個人データの処理があなたの同意のみに基づき、あなたが同意を撤回した
    • あなたがダイレクトマーケティングを拒否した
    • あなたの特定の狀況に関連する理由により、弊社の正當な利益に基づく処理にあなたが異議を申し立て、當該処理に最優先の正當な理由がない
    • 個人データが違法に処理された
    • 法的義務に従うためにあなたの個人データを削除する必要がある

    あなたの個人データがすでに第三者に移転されている場合、弊社は法律で義務付けられていれば、この削除について當該第三者に連絡します。

    あなたの削除権には制限があることにご注意ください。例えば、法律で保存が義務付けられているデータを弊社が削除することは認められません(つまり、法定保存期間のため)。また、弊社が法的権利の確立、行使、または主張のために當該データを保存する必要がある場合も、あなたの削除権は適用されません。

  • 処理制限権:あなたは、以下の場合に自身の個人データの処理を制限する権利があります。
    • 弊社があなたの個人データを修正または正確性を検証するための十分な措置を講じるまで、あなたが個人データの正確性に異議を申し立てる場合
    • 処理は違法であるものの、あなたがデータの削除を望まない場合
    • あなたの個人データが弊社では処理ために必要でなくなったものの、あなたにとっては法的権利の確立、行使、または主張のために必要な場合
    • あなたが弊社の正當な利益(下記參照)に基づく処理に異議を申し立て、弊社に処理を続けざるを得ない正當な理由があるかどうかの検証待ちの場合

    個人データが上記のように制限を受ける場合、弊社はあなたの同意を得た上で、法的権利の確立、行使、または主張のためなどのごく限られた範囲でのみ処理します。

  • 異議申立権: あなたは、自身の特定の狀況に関連する理由により、弊社の正當な利益に基づく個人データの処理にいつでも異議を申し立てる権利があります。また、マーケティング目的でのあなたの個人データの処理にいつでも異議を申し立てる権利があります。「異議申立権に関する情報」もご覧ください。
  • データポータビリティー権:弊社があなたの同意を必要とする場合、あるいはあなたが処理の法的根拠の當事者である契約の履行のため処理が必要であり、當該個人データがあなたから提供されたものであり、自動化された手段によって処理される場合、あなたは弊社に提供したすべての當該個人データを、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で受け取る権利があります。加えて、技術的に実現可能な範囲で別の管理者に送信することを弊社に要求する権利もあります。
  • 同意撤回権: 弊社が特定の情報を処理するのにあなたの同意が必要で、その同意をあなたから得ている場合、あなたはいつでもその同意を撤回する権利があります。同意の撤回は、撤回前の同意に基づく処理の合法性に影響しません。
  • 監督機関への苦情申立権: あなたは、監督機関に苦情を申し立てる権利があります。特に、あなたの居住地または居住國を管轄する監督機関、または弊社を管轄する監督機関に苦情を申し立てることができます。

あなたは、「個人データの処理の管理者」に記載の連絡先に連絡することにより、権利を行使することができます。その際、弊社が本人確認できるようにしてください。

8. 本個人情報保護方針の変更

弊社は、法律の改正、データ収集および使用方法の変化、あるいは技術の進歩を反映して、いつでも本個人情報保護方針を修正する権利を留保します。個人情報保護方針を修正した場合、弊社ウェブサイトで閲覧できるようにします。



B. 異議申立権に関する情報

ダイレクトマーケティングに対する異議申立権

あなたは、いつでもダイレクトマーケティング目的での個人データの処理に異議を申し立てる権利があります。事業計畫上の理由により、既に実行中のキャンペーンの範囲內で、異議申し立てとデータの使用が重複する可能性があることを考慮に入れてください。

正當な利益に基づく処理に対する異議申立権

さらに、あなたは自身の特定の狀況に関連する理由により、法的根拠や正當な利益に基づく個人データの処理にいつでも異議を申し立てる権利があります。

異議申し立ての受付窓口は以下のとおりです。

〒105-6035
東京都港區虎ノ門4-3-1城山トラストタワー35階
シュア?ジャパン株式會社
電子メール:privacy@shure.com

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